Din arbeidsgiver har bedt oss i Equality Check om å sende ut et spørreskjema for å kartlegge representasjon, inkludering og tilhørighet blant ansatte i virksomheten. Din arbeidsgiver gjør det for å kunne finne ut av om det er noen gap i hvilke ansatte som opplever at de har og får muligheter i virksomheten, og hvem som føler seg inkludert og verdsatt. Basert på svarene du og dine kollegaer sender inn, kan vi i Equality Check fortelle din arbeidsgiver hvordan de skal jobbe bedre for å sørge for at alle ansatte føler tilhørighet og får like muligheter. Dette gjelder både rundt lønn, forfremmelse og andre direkte karrieremuligheter, og følelsen av inkludering og trygghet på jobb (som indirekte har mye å si for karrieremuligheter).

Det korte svaret er:
For å hjelpe din arbeidsgiver til å skape en arbeidsplass som gir like muligheter for alle ansatte. 

Det litt lenger svaret er følgende: 
Din arbeidsgiver ønsker å bli bedre på å gi alle ansatte like muligheter. Det krever en del fra din arbeidsgiver for å få til:

1. Det krever at det er forankret i ledelsen og i strategien til hele arbeidsplassen 
2. Det krever gode analyser for å finne ut hva som egentlig er problemet på din arbeidsplass
3. Det krever at arbeidsgiver implementerer riktige løsninger som faktisk har en effekt. 
   
   Punkt 1 og 3 er det kun arbeidsgiver som kan gjøre noe med. 
   
   Punkt 2 trenger arbeidsgiver hjelp av dere ansatte for å få til. Arbeidsgiver kan samle en del data selv, men arbeidsgiver har ikke lov å spørre om personlige data som hudfarge, seksuell orientering, funksjonsnivå og religion. Samtidig vet vi at dette er viktige karakteristika som påvirker hvor mye ubevisst diskriminering ansatte møter, som igjen påvirker hvorvidt alle ansatte har like muligheter. 
   
   Ved å hjelpe med å svare på spørsmål om kultur og representasjon, hjelper du oss å fortelle din arbeidsgiver hva som er viktigst å gjøre noe med på din arbeidsplass for å gjøre arbeidsplassen enda bedre i å sikre at alle ansatte får brukt sitt beste potensial. Det er det vi kaller en vinn-vinn-vinn-situasjon. 

Denne undersøkelsen er annerledes fra vanlige medarbeiderundersøkelser på flere måter:

Trygghet for ansatte: Vi i Equality Check sender ut spørreundersøkelsen, og det er vi som samler inn og analyserer rådataen. Det betyr at din arbeidsgiver ikke ser hva du eller dine kollegaer har svart, de får kun tilbake innsikter (visualiserte resultater) hvor ingen ansatte kan identifiseres. Du kan med andre ord være helt sikker på at dine svar ikke får noen negative konsekvenser, hverken fordi du har svart noe du tror arbeidsgiver ikke liker, eller fordi du har valgt å ikke svare i det hele tatt. De aller fleste arbeidsgivere behandler medarbeiderdata korrekt og med respekt, men vi vet allikevel at mange ansatte er redde for nettopp dette. Derfor vil vi aldri gi dine arbeidsgivere medarbeiderdata.

Annen type data: Fordi vi i Equality Check er en uavhengig tredjepart, betyr det at vi kan samle data som arbeidsgiver ikke kan samle inn. Det er dette som i GPDR kalles data av “spesiell kategori” og inkluderer for eksempel seksuell orientering, hudfarge, religion og funksjonsnivå. Ved å samle dataene kan vi hjelpe arbeidsgiver å se om det er noen grupper som bevisst eller ubevisst opplever diskriminering.

Fageskpertise og analyser: De fleste medarbeiderundersøkelser eller pulsundersøkelser er kun et spørsmålsbatteri som sendes ut, også er det opp til leder å analysere hva svarene betyr. Likestilling, inkludering og mangfold er et svært komplekst fagfelt. I tillegg vet vi at alle typer dataanalyse tar mye lenger tid enn mange kanskje tror.  Resultatet er derfor altfor ofte at data ikke blir analysert og omgjort til innsikter (vi har lært dette “the hard way” gjennom tidligere undersøkelser der vi presenterte data uten analyser, og fant ut at få hadde kapasitet til å kna dataen til innsikter de kunne bruke for å forbedre tilstanden). Derfor presenterer vi dataen ferdig analysert i tydelige innsikter og diagnoser basert på vår fagekspertise.

Kobling med tiltak for å se resultater: Mange opplever at det gjøres mange medarbeiderundersøkelser eller pulsundersøkelser uten at disse får konsekvenser eller følges opp. Equality Check gir din arbeidsgiver ferdig analyserte tilbakemeldinger på hva som er utfordringen på din arbeidsplass, og kobler det med konkrete forskningsbaserte løsninger for å forbedre resultatet. Vi kan også måle utvikling over tid slik at vi kan se at utviklingen går i riktig retning.

Under kan du se et eksempel på hvordan arbeidsgiver ser informasjonen.

Arbeidsgiver ser ikke individuell data (dataen til en enkelt ansatt). Vi samler opp dataen og presenterer den som nyttig innsikt som arbeidsgiver kan agere på. Det blir vinn-vinn for alle parter: du som ansatt slipper å være redd for at arbeidsgiver kan vite hva du har svart, og arbeidsgiver slipper å være redd for å sitte på sensitiv data, og de slipper å bruke tid og skaffe kompetanse til å analysere data.

Som du ser under samler vi opp dataen og viser frem representasjon i selskapet på denne måten til arbeidsgiver:

• Kjønn: andel menn, kvinner og annet
• Etnisitet/hudfarge: andel med etnisk minoritet og andel med etnisk majoritet
• Seksuell orientering: andel heteroseksuelle, og andel LGBTQ+
• Funksjonsnivå: andel med nedsatt funksjonsevne og andel uten nedsatt funksjonsevne

For å kunne vise frem disse grafene, må det være minimum fem i hver gruppe. Dvs hvis det for eksempel kun er 3 med nedsatt funksjonsnivå i en virksomhet, vil ikke denne grafen vises.

Videre viser vi frem de ulike svarene fra kultur & inkluderingsundersøkelsen både delt på demografiske parametrene over (kjønn, etnisitet, seksuell orientering og funksjonnivå), og fordelt på stillingskategori.

Det betyr at vi feks viser frem gjennomsnittskåren for opplevelse av fremtidspotensiale fordelt på kvinner og menn. For at vi skal gjøre dette må det være minimum 5 kvinner og 5 menn som har svart. Hvis ikke viser vi ikke kultur&inkluderingsdata fordelt på kjønn.

Det samme gjelder når vi viser frem kultur&inkluderingsspørsmål fordelt på stillingstitler. Hvis en virksomhet for eksempel har 6 stillingskategorier, og nivå 2 heter fagdirektører - viser vi kun hvordan fagdirektører har vurdert fremtidspotensiale hvis det minimum er 5 fagdirektører som har svart.

Er du en av få ansatte som har dine karakteristika? Se spørsmål “Det er bare noen få “som meg” i selskapet, er jeg fortsatt anonym?” for å lese mer om vår restriktive datafremvisning for å sikre at ingen kan vite hvem du er. 

Arbeidsgiver: Over har du sett hvordan arbeidsgiver får presentert dataen i form av innsikter som de kan bruke til å forbedre arbeidsplassen for alle ansatte.

Forskere: Vi er veldig opptatt av å fremskaffe så mye forskning som mulig på hvilke grupper av ansatte som bevisst eller ubevisst blir diskriminert, hvorfor det skjer, hvilke tiltak som fungerer og så videre. Det er en stor mangel på kunnskap, og vi tror kunnskap og forskning er den beste måten å hjelpe organisasjoner å bli bedre på. 

Vi samler derfor dataen i store datasett. I disse datasettene fjerner vi all informasjon som kan identifisere enkeltpersoner (for eksempel navn, epost, navn på arbeidsgiver). Det er fjernet så mye informasjon at ingen som ser datasettene har noen mulighet for å identifisere enkeltpersoner. Vi har advokater som ser over datasettet for å sikre at de er anonymisert på korrekt måte. 

Slike datasett kan vi gi forskere for at de skal kunne forske mer på like muligheter på arbeidsplassen. Vi samarbeider kun med anerkjente forskere som er tilknyttet seriøse forskningsmiljøer. Her kan du se en oppdatert liste over forskningsmiljøer vi samarbeider med:

• Core, Institutt for samfunnsforskning.

Når forskerne har gjort ferdig sine analyser, slettes deres tilgang til datasettet. Ettersom forskerne ikke kan identifisere enkeltpersoner, kan de selvfølgelig heller ikke publisere forskningen på en måte som identifiserer enkeltpersoner.

Andre: Vi bruker de samme aggregerte og anonymiserte datasettene til å vise frem mer informasjon om flere typer demografiske bakgrunner, for eksempel per bransje eller i Norge som helhet. Når vi samler alle svarene fra hele Norge, vil vi etterhvert kunne ha store nok datasett til å si noe om: 

• Det som ofte kalles “interseksjonalitet” uten å identifisere enkeltpersoner. Det betyr at vi kan legge flere karakteristika oppå hverandre og se hvordan dette påvirker inkludering og kultur, og hvordan representasjonen er på ulike nivåer i organisasjoner. Feks kjønn, religion og seksuell orientering. 

• Mer detaljert bakgrunn og hvordan det påvirker inkludering. For eksempel hvilke etnisiteter som er mest utsatt for ubevisst diskriminering, ikke bare om etniske minoriteter opplever mer ubevisst diskriminering. 

Når vi deler slike innsikter, er prinsippene til gruppestørrelse de samme som vi alltid har når vi viser data, slik at ingen kan identifiseres. 

De aller fleste arbeidsgivere er genuint opptatt av å bedre forholdene for ansatte, og det er etter vår erfaring den vanligste motivasjonen for å sende ut vårt spørreskjema.

Men når det er sagt, vet vi godt at dette ikke er tilfelle hos alle virksomheter. Vår gründer Marie Louise Sunde er lege og har jobbet flere år på sykehus. Hun valgte å si fra om ugreie arbeidsforhold på sin tidligere arbeidsplass og visste samtidig at det også kom til å koste henne jobben. Vi er flere som har kjent på kroppen hvor vanskelig og systematisk reprimander fra arbeidsgiver kan være, våre opplevelser gjør at vi tar dette svært alvorlig. Du kan være helt trygg på at vi ikke kommer til å risikere det på dine vegne.

I spørsmålet over kan du lese og se mer om hvordan arbeidsgiver ser informasjonen. Der vil du se at informasjonen aldri vil bli presentert i et format som direkte eller indirekte eksponerer ansatte. Det vil si at arbeidsgiver aldri vil kunne vite hva du har svart, eller om du har svart i det hele tatt. Du trenger med andre ord ikke være redd for reprimander, selv om du jobber et sted hvor du mistenker (eller har erfart) at arbeidsgiver kan gi reprimander for tilbakemeldinger de ikke liker. 

Dette er et spørsmål vi får ofte, og det skjønner vi godt. I spørreskjema stiller vi mange spørsmål om hvem du er, og hvis disse kombineres er det veldig lett å skjønne hva du har svart selv om navnet ditt er fjernet. Du kan være helt sikker på at vi ikke kommer til å presentere dataen på en måte som gjør at arbeidsgiver (eller noen andre) kan identifisere deg. Her forteller vi mer om hvordan vi presenterer dataen slik at du kan være helt trygg på det.

Når vi sier at vi anonymiserer din data for arbeidsgiver, har vi tatt høyde for at hvis vi kombinerer alle datapunktene du har svart, blir det oftest veldig lett å skjønne hvem som har svart hva. Det betyr at vi gjør mye mer enn å fjerne navnet ditt når vi sender dataen til arbeidsgiver. Vi sender ikke dataen slik du svarer, vi sender aggregerte datainnsikter.  Det betyr at vi samler opp data fra mange ansatte og presenterer det som en fellesverdi tilbake til arbeidsgiver. I spørsmålet om hvordan arbeidsgiver ser dataen, kan du se et eksempel på hvordan dataen presenteres til arbeidsgiver.  

Hvordan dataen vises, avhenger av hvor mange med de spesifikke karakteristikaene som har svart. For at vi skal vise et gitt datapunkt eller en gruppe av datapunkter, må det være minimum 5 med akkurat denne samlingen av karakteristika som har svart. 

La oss bruke et konkret eksempel. La oss si du er en 35 år gammel mann som jobber som utvikler på en arbeidsplass med 200 ansatte. Du er brun i huden og er jødisk. Det er ingen andre jøder på arbeidsplassen. Det er bare 5 andre du kan tenke på som er brune i huden, og bare 2 som er menn og ingen som er utviklere. I tillegg er du den eneste som høylytt har turt å si at du har opplevd negative kommentarer på bakgrunn av din religionstilknytning.

I dette tilfellet vil vi vise aggregert data til arbeidsgiver hvor vi viser frem følgende informasjon:

• Vi viser hvordan ansatte med etnisk minoritet og etnisk majoritet  oppgir de ulike kultur&inkluderings-indikatorene ettersom det er tilsammen 6 ansatte som er brune i huden. 
• Vi viser hvordan ansatte med ulikt kjønn oppgir de ulike kultur & inkluderingsindikatorene

Vi viser ikke frem følgende informasjon fordi det er under 5 i disse gruppene: 

• Vi kombinerer ikke kjønn og etnisitet, ettersom det er til sammen under 5 kvinner og under 5 menn som er brune i huden.
• Vi kobler ikke data om etnisitet og jobbtittel, ettersom det bare er du som er brun i huden og utvikler.
• Vi viser ikke noe om religion, ettersom du er den eneste som er jødisk. 

Dette er ikke en komplett utfyllende liste over hva vi viser eller ikke viser i gitte eksempel, men ment som en beskrivelse for å betrygge deg på at vi skjønner greia. 

Vi lagrer dataen fra spørreundersøkelsene i opptil 12 måneder. Vi har utarbeidet et årshjul for arbeidsgivere som sørger for at de skal kunne jobbe systematisk med likestilling, inkludering og mangfold gjennom året, derfor lagrer vi dataen i 12 måneder slik at vi kan produsere nyttige analyser gjennom året.

Etter 12 mnd sletter vi dataen som gjør at vi kan identifisere enkeltpersoner. Da lagrer vi data i anonyme, aggregerte datasett for at vi for eksempel kan se på utvikling over tid og bruke det i benchmarking.

Anonyme, aggregerte datasett betyr at vi sletter alle datapunkter som gjør at man kan identifisere hvem som har svart (feks navn, epost, arbeidsgiver). Det vil si at selv ikke vi i Equality Check kan finne ut av hvem enkeltpersoner er. Vi får hjelp av våre advokater til å sikre at datasettet er anonymisert. 

Send oss en epost på hello@equalitycheck.com så sletter vi dataen din.

Det er ikke noe problem, da kan du bare la være å svare.

Hvis du kan tenke deg å svare på noen men ikke alle spørsmål, kan du bare velge “hopp over” på de spørsmålene du ikke vil svare på. 

I EUs personverforordring (GDPR) kalles noe persondata “spesiell kategori.” Det er særlig sensitiv data som etnisitet, religion og seksuell orientering. Denne type data har ekstra strenge krav til innsamling og lagring.

Denne type data kan kun samles inn frivillig, og krever et eget samtykke (det er derfor du har huket av 2 ganger for å svare på undersøkelsen, både for vanlig data og data av spesiell kategori).

De fleste advokater mener at arbeidsgiver ikke kan samle inn data av spesiell kategori selv om arbeidsgiver sier at det er frivillig. Grunnen til det er at det er en maktubalanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidstakere kan derfor føle seg tvunget til å gi fra seg data selvom arbeidsgiver sier det er frivillig, i frykt for at du skal få konsekvenser for å si nei.

Det er vi i Equality Check og ikke arbeidsgiver som samler inn dataen. Equality Check er en uavhengig tredjepart. Det betyr at vi ikke har noe arbeidsgiveransvar overfor dere som er ansatt, og det er derfor ingen risiko for dere å velge å si nei til å svare på vår undersøkelse. Vi deler ikke rådata med arbeidsgiver, det betyr at arbeidsgiver aldri får vite om dere har svart eller ikke. Arbeidsgiver vil heller aldri sitte på individdataen, slik at arbeidsgiver kan aldri vite hva du personlig har svart. 

Ja, vi mener det. Vi bruker mye tid på å etterleve gjeldende lovverk, og får hjelp av advokater som er spesialisert i GDPR og personvern. Du kan lese vår personvernserklæring her.

Send oss en epost på hello@equalitycheck.com så svarer vi deg på det du lurer på :)