Data lagres i Azure Database for PostgreSQL, region Norway East.

Vi stiller to type spørsmål: spørsmål om inkludering og tilhørighet (feks om du opplever like muligheter), og spørsmål om demografi (feks kjønn, etnisitet, seksuell orientering, funksjonsnivå osv.) 

Det er generell konsensus i dag om at arbeidsgivere ikke kan samle inn data om ansatte definert som “spesiell kategori” i GDPR (feks etnisitet, seksuell orientering, religion osv). For at arbeidsgiver skal kunne samle den type data må det være: 
Helt anonymt. I de fleste organisasjoner vil det være umulig å gjøre denne informasjon helt anonym, fordi det ofte er snakk om karaktertrekk som gjør at personer kan identifiseres 
Helt frivillig. På grunn av asymmetri i maktforhold mellom ansatt og arbeidsgiver kan ansatt føle seg tvunget til å gi informasjon, og man kan derfor ikke garantere at det er frivillig. 

Equality Check er en uavhengig tredjepart, og kan derfor sikre frivillighet og anonymitet. Vi henter data direkte fra de ansatte basert på deres samtykke, og presenterer data tilbake til arbeidsgiver i et anonymt format. Vi deler aldri data fra grupper som er 5 eller større, og vi har stresstestet systemet både med eksterne statistikere og advokater for å sikre at fremvisning av data faktisk er anonym. 

Les mer om den juridiske vurderingen av dette i et eget skriv fra våre advokater.

Vi lagrer personsensitiv data så lenge undersøkelsen pågår, som er enten 1 eller 2 uker. Dette er delvis for å sikre at ansatte kan velge å trekke samtykke sitt. Etter at undersøkelsen er ferdig, brytes koblingen til identifiserbare markører. E-post, virksomhetsnavn og industri slettes, og flere av datapunktene bundles. Dataene blir lagret i et stort, anonymt datasett hvor det ikke går an å identifisere enkeltpersoner.

Vi har sendt ut spørreskjema til flere tusen ansatte, både i Norge og i land hvor likestilling, inkludering og mangfold er langt mer umodent - til og med ulovlig (feks Polen, og land i Midtøsten). Både i Norge og nevnte land er det under 4% av de ansatte som sier de synes det var ubehagelig å svare på spørsmålene. 

Vår erfaring er at underrepresenterte grupper ofte setter enda større pris på å svare på denne type spørsmål enn majoriteten - nettopp fordi det er en mulighet for at deres mening og opplevelse blir hørt uten at de trenger å eksponere seg. 

Det er viktig med en god kommunikasjon i forkant av at undersøkelsen sendes ut, hvor dere informerer om: 

- Hvorfor dere gjør det
- Hvordan personvern håndteres og dataen brukes 
- Hvordan dere skal følge opp resultatene 

Vi har laget en mal for kommunikasjon i forkant, og hjelper gjerne med dette.

Vi har utviklet spørreundersøkelsen sammen med forskere, med spesifikk tanke på at folk ikke skal svare mer negativt enn de egentlig føler det. Feks er alle spørsmålene stilt som positive utsagn. Hvis det oppstår et seleksjonsbias i svarene, vil dette være positiv seleksjonsbias (dvs at folk svarer mer positivt enn de egentlig gjør). 

De ansatte, eller gruppene av ansatte, som evt er misfornøyde, vet dette fra før og snakker sammen. Det vil ikke skape mer misnøye om denne misnøyen avdekkes - heller det motsatte. All vår erfaring fra virksomheter som har sendt ut spørreskjema viser at ansatte responderer positivt på dette. De som er fornøyde endrer ikke sin mening, og de som er misfornøyde med noe er glad for å bli hørt.

Dere kan sende ut spørsmålene i deres medarbeiderundersøkelse, men da får dere kun fordelt svarene på kvinner og menn. Som arbeidsgiver har du ikke mulighet til å stille mer granulerte spørsmål om demografisk bakgrunn (se spørsmål over). Etter å ha sendt ut undersøkelsen i mange virksomheter ser vi at de verdifulle svarene som gir helt konkrete svar på hva virksomheten kan gjøre for å utnytte potensialet til alle ansatte, ligger i den mer granulerte dataen.

Hvis du kun ser på kvinner og menn, vil du ikke få de riktige nyansene. Det vil gi et gjennomsnitts-svar. For å sette det på spissen: hvis du står med foten i fryseren og hånden i ovnen vil gjennomsnittet bli bra.

Vi tar IT-sikkerhet veldig alvorlig. Vi jobber aktivt med å oppnå ISO27001-sertifisering, og har som mål å bli sertifisert innen sommeren 2024. Les mer om sikkerheten her.

Vi har et høyt fokus på personvern. Les mer i vår personvernerklæring her.

Det er ingen som kan løse alt på en gang, uansett hvilket problem man skal løse. Det å kartlegge og sette en plan for hva man skal gjøre først, og hva man skal prioritere senere er et viktig tiltak.

Ansatte forventer heller ikke at alt er løst - det viktige er å ha en god plan hvor man gjør de riktige tiltakene først. Det klarer man kun hvis man har gjort en kartlegging.

Mange av våre kunder har både puls-undersøkelser og medarbeiderundersøkelse i tillegg til vår undersøkelse. Dette er helt forskjellige verktøy, og vi opplever ikke at det kolliderer med hverandre. Vår undersøkelse har en god brukeropplevelse og tar kun 5 minutter for ansatte å gjennomføre. Alle som har gjennomført vår undersøkelse har informert godt om hvorfor det er viktig at ansatte svarer, og vi har aldri hørt noe om survey-fatigue eller fått lave svarprosenter. 

Vår erfaring er at survey-fatigue oppstår når ansatte ikke tror undersøkelsen kommer til å brukes til noe (som mange ansatte opplever med medarbeiderundersøkelser og pulsundersøkelser).